Si eres empleador o estás pensando en contratar personal en Colombia, debes conocer las obligaciones que la ley te exige en materia de seguridad social. Incumplirlas puede costarte multas de hasta 5,000 SMLMV, procesos legales y riesgos penales.
Esta guía te presenta las 5 obligaciones principales como un checklist ejecutivo. Cada una tiene su propio recurso especializado donde encontrarás el detalle completo.
1. Afiliar al trabajador desde el día 1
Todo empleador debe afiliar a sus trabajadores a EPS, AFP o Colpensiones, ARL y caja de compensación familiar antes de que inicien labores. La afiliación no tiene costo y es obligatoria desde el primer día de la relación laboral.
- Afiliar a EPS (salud). La EPS recibe el 12.5% del IBC.
- Afiliar a AFP o Colpensiones (pensión). Reciben el 16% del IBC.
- Afiliar a ARL (riesgos laborales). Porcentaje variable pagado 100% por el empleador.
- Afiliar a Caja de Compensación Familiar. El empleador aporta el 4% del IBC.
Para el detalle completo del proceso de afiliación, consulta: Guía de afiliación a EPS. Para entender las diferencias entre cada entidad: Diferencias entre EPS, AFP y ARL. Para el sistema pensional: Sistema pensional colombiano.
2. Pagar aportes mensuales vía PILA
Los aportes a seguridad social se pagan mensualmente a través de la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes). Los porcentajes sobre el IBC del trabajador son:
| Concepto | Porcentaje del IBC |
|---|---|
| Salud (EPS) | 12.5% |
| Pensión (AFP/Colpensiones) | 16% |
| ARL | Variable (0.5%–6%) |
| Caja de Compensación Familiar | 4% |
| ICBF (empleadores) | 3% |
| SENA (empleadores) | 2% |
Consulta la guía completa de PILA para aprender a liquidar y pagar los aportes paso a paso.
3. Consignar cesantías y pagar intereses
Las cesantías equivalentes a un mes de salario por año trabajado deben consignarse antes del 14 de febrero en el fondo de cesantías del trabajador. Además, los intereses del 12% anual deben pagarse directamente al trabajador antes del 31 de enero.
Consulta la guía completa para calcular las cesantías y los intereses paso a paso.
4. Implementar el SG-SST
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es obligatorio para todas las empresas, sin importar su tamaño o actividad económica. Debes implementarlo siguiendo los estándares mínimos de la Resolución 0312 de 2019.
Consulta la guía completa del SG-SST para empresas colombianas.
5. Mantener registros y comprobantes
- Comprobantes de pago de PILA de cada mes.
- Certificados de afiliación a EPS, AFP y ARL.
- Recibos de consignación de cesantías.
- Documentación del SG-SST.
- Soportes de pago de intereses sobre cesantías.
La UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) puede auditar tu empresa en cualquier momento. Debes conservar todos los comprobantes por al menos 5 años.
Sanciones por incumplimiento
| Infracción | Sanción |
|---|---|
| No afiliar a un trabajador | Multa hasta 5,000 SMLMV (~$6,500M COP) |
| No pagar aportes vía PILA | Intereses de mora + procesos UGPP |
| Retención indebida de aportes | Acciones penales |
| No consignar cesantías | Un día de salario por día de retraso (Ley 244/1995) |
| No implementar SG-SST | Multas hasta 500 SMLMV + posible cierre |
Las sanciones se aplican por cada trabajador no afiliado y pueden acumularse. La UGPP tiene facultad de auditar y cobrar aportes no pagados con intereses y sanciones.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo debo afiliar a un trabajador?
Desde el día 1. La afiliación debe hacerse antes del inicio de la relación laboral.
¿Qué pasa si no pago la PILA a tiempo?
Se generan intereses de mora y los períodos no pagados no cuentan como semanas cotizadas para el trabajador. La UGPP puede iniciar procesos de cobro.
¿Cuándo se consignan las cesantías?
Antes del 14 de febrero de cada año. Los intereses deben pagarse antes del 31 de enero.
¿El SG-SST es obligatorio para todas las empresas?
Sí. No importa el tamaño ni la actividad. Toda empresa debe implementar el SG-SST.
¿Cuánto es la multa máxima por no afiliar?
Hasta 5,000 SMLMV por cada trabajador no afiliado, más acciones penales por retención indebida de aportes.
¿Qué es la UGPP?
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales. Audita y cobra aportes no pagados a la seguridad social.
Lo que debes recordar
- Afiliar desde el día 1 a EPS, AFP, ARL y caja de compensación.
- Pagar PILA cada mes con los porcentajes correctos.
- Consignar cesantías antes del 14 de febrero.
- Implementar SG-SST obligatorio para toda empresa.
- Conservar registros por al menos 5 años.
Incumplir puede costarte hasta 5,000 SMLMV y acciones penales.
Descargo de responsabilidad: Contenido educativo. No constituye asesoría legal. Verificado al 01 de julio de 2026.
